En la actualidad las empresas se dan cuenta de que muchos empleados pasan una gran parte de su tiempo en reuniones improductivas y, para evadir esa trampa y maximizar de manera efectiva el tiempo de los colaboradores, están acercándose a nuevas prácticas que garanticen reuniones organizadas y bien llevadas a cabo.

Además, existe la creciente necesidad de que las reuniones sean accesibles también para quienes están en otra ciudad, viajando o trabajando de forma remota, asegura Rafael Fernández Corro, director para Latinoamérica, ShoreTel Inc.

Las novedades que ofrece la tecnología actual han convertido a las juntas virtuales en algo muy popular. Desde 2010, creció en un 80% de las compañías encuestadas por Carson Wagonlit Travel’s Travel Management Institute. Video conferencias y juntas vía web fueron las plataformas más importantes. Recientemente, eWeek informó que más del 30% de las juntas de negocios incluyó al menos a un participante vía teleconferencia o vía web.

Estas tendencias no van a cambiar. Numerosas fuentes indican que entre 30% y 45% de los empleadores tienen algún tipo de equipo virtual en el trabajo actualmente y, gracias a los avances en seguridad y tecnología -además de su preocupación por el equilibrio personal-laboral y otros factores de estilo de vida- empujarán a las organizaciones a integrar más niveles de trabajo virtual. Es decir, más personas entrando a las juntas a través de conexiones técnicas.

No es un secreto que los trabajadores más jóvenes (los Millennials) se sienten muy cómodos con la tecnología, por lo que hacer click para entrar en una reunión desde su smartphone o tablet no representa ninguna dificultad. Los nativos digitales están acostumbrados a enviar textos como parte de su comunicación primaria, con amigos y familia, y han puesto gran presión en sus empleadores para adoptar estos tipos de comunicación con los que se sienten más cómodos. Además, a medida que el mercado se achica y los Baby Boomers se retiran, las preferencias de la nueva generación ganan más importancia.

Por supuesto que las reuniones son reuniones y los líderes de las juntas virtuales deben trabajar más duro para lograr que todos los participantes estén realmente involucrados, independientemente de dónde se encuentren físicamente. Después de todo, ¿cómo detectar que alguien está distraído cuando entra a una junta con su smartphone? La clave radica en aprovechar los tips para mejores prácticas en reuniones y además, tener una solución técnica alineada con las necesidades y expectativas que los trabajadores actuales manifiestan.