Para los líderes de proyecto TI (o PMO por sus siglas en inglés) en ocasiones puede ser complicado descubrir nuevas áreas de oportunidad y mejoren los procesos que realizan en las organizaciones, así que es recomendable tener los lineamientos y hacerlo de mejor manera; aunque si aún no alcanzas esta posición te será de utilidad este conocimiento para cuidar aspectos en tu formación.

Así que Brad Egeland, consultor TI y diseñador de soluciones para el negocio con más de 25 años de experiencia en el desarrollo de software, nos comparte estos consejos de cosas que podemos controlar en los equipos TI.

Antes que nada lo que se requiere es hacer una pequeña presentación de los objetivos y panoramas del proyecto, algo que sirve para que cada involucrado conozca sus funciones y a los miembros del equipo, algo que puede pasarse por alto por ser demasiado obvio.

La interacción con el cliente es necesario, pues es probable que vaya a verlos con una lista de requisitos, así que considera estos como un punto de partida, con base en ellos puedes estimar lo necesario para el funcionamiento del proyecto.

Una de las consideraciones más críticas que deben tener presentes es la planificación y gestión de riesgo, una cuestión que podría incomodar a más de uno, pero que les será de gran utilidad ante las eventualidades. Aquí también entra el llevar en forma el cronograma y los reportes en forma, pero debes tener en cuenta que esto es algo dinámico y puede cambiar.

Examinar y revisar el presupuesto del proyecto de manera semanal con el fin de no perder nunca el control del mismo, ya que el que se rebase un 10% puede ser corregido de manera rápida, pero si se deja puede que haya un punto de no retorno.

Las reuniones constantes con clientes pueden beneficiar a la realización del proyecto, aunque no surgieran grandes cambios, en ese sentido es necesario verse con las diferentes partes del equipo para saber si tienen algún problema o inquietud que deseen externar.

Una de las tareas que puede volverse más tediosa pero necesaria es la de crear reportes , así que desde el principio elige un diseño sencillo de replicar para que ahorres un gran tiempo en el futuro, una manera en la que puedes mostrar las fases en que se encuentra el proyecto.

Mantén la cohesión al llamar a todas las partes a las reuniones de estado del trabajo cuando sea necesario, su inclusión en los informes de estado y la distribución de programación de proyectos, etc. Pueden ser necesarios para la toma de decisiones clave.

La comunicación acerca del proyecto puede ser algo de lo más importante que el director del proyecto hace. Establecer desde el principio que toda la comunicación pasa por el PM y distribuir la información clave de contacto para todos los participantes en el proyecto.

Tener un plan para el traspaso de la solución al cliente, además de ayudarle a implementarle deja todo cubierto y aumenta la satisfacción, así todos los usuarios serán mejor atendidos. Si bien puede parecer sencillo tener presente todos estos puntos facilitarán el supervisar y desarrollar el proyecto.  ¿Qué prácticas agregarían deben cuidar los PMO?