En la actualidad un gran número de profesionales TI tienen la posibilidad de trabajar bajo el esquema de home office, así que son las organizaciones especializadas en tecnología las que promueven nuevas formas de interactuar con sus equipos.

Para muchos empleados esto puede ser fácil, pero es muy complicado ya que entrar en reuniones remotas requiere la descarga de aplicaciones especiales, ingresar varias contraseñas y asegurarse de que la conexión a internet es estable.

Más allá de las tecnología Jesús Ochoa, Director de Canales de Distribución de ShoreTel Lationamérica, comparte algunos consejos como en que los días previos a la reunión, se deben estudiar los antecedentes de los asuntos incluidos en la agenda, identifique las dudas que pueda tener y desarrolle una idea de cómo debería proceder el equipo.

Si bien no debe encerrarse en una opinión –para evitar cegarse ante las ideas de sus colegas– debe estar tan involucrado en los temas de forma tal que pueda proveer una opinión apropiada cuando sea necesario.

Aún si el organizador de la reunión no le ha asignado un tema específico para tratar, haga una lista de todos los puntos que quiere marcar durante la reunión y prepare material de apoyo para compartir con el grupo.

Según CNBC, los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son un fracaso, algo que no sorprende si se toma en cuenta que otras encuestas muestran que los participantes hacen multitasking durante las reuniones. Lo ideal es evitar la tentación de revisar los correos, navegar en la web o adelantar trabajo durante las reuniones. También asegurarse de que la puerta esté cerrada y haya silencio.

El objetivo de las reuniones no es solo fijar objetivos, tareas y metas por cumplir, sino que hay que escuchar a los trabajadores para que aporten sus dudas, ideas y medios para conseguirlas.

En este tipo de comité se debe incentivar la participación de los implicados para que no se convierta en una reunión unidireccional del jefe a sus empleados, sino que el enfoque sea interactivo y participativo para todos.

Si hay muchos participantes, no está de más nombrar a un portavoz de cada departamento para agilizar el discurso. Esta pauta, además de hacer la reunión más amena e interesante, hace que todo el mundo sienta que se le escucha en la empresa y se le tiene en cuenta.

Si bien la naturaleza humana tiende a acortar los tiempos de atención, encontrará que las reuniones se hacen más productivas y rápidas si está completamente involucrado en ellas. Se dice que «las decisiones las toman los que están presentes”. Pero estar presente es mucho más que conectarse.