A medida que más y más trabajadores tienen que adaptarse al home office, debido a la situación actual, los gerentes deben buscar una manera para apoyarlos y mantener la productividad.

Se trata de un reto complejo, ya que no sólo se trata de resultados, también de mantener al equipo de trabajo unido, aunque la tecnología podría ser la respuesta.

La conectividad a Internet, los dispositivos móviles y las aplicaciones colaborativas se han vuelto cada vez más sofisticados. El surgimiento de una nueva tecnología robusta, que incluye herramientas impulsadas por Inteligencia Artificial, hace que sea más fácil para los empleados trabajar desde casa, o desde cualquier lugar, de manera transparente y productiva.

Pero su tecnología no puede proporcionar el liderazgo y la verdadera fuerza unificadora que los empleados remotos necesitan. Eso depende de cada gerente. Aquí hay algunas ideas para administrar un equipo remoto.

• Pon tus esfuerzos en mejorar la comunicación

Al principio, la sobrecomunicación es clave. Programa llamadas periódicas con los equipos del proyecto para evaluar el progreso en sus objetivos. Haz lo mismo con todo el equipo.

Realiza un esfuerzo adicional para mantener a todos los que trabajan desde su casa al tanto de las noticias de la compañía y del departamento. Como líder, debes dar tu opinión sobre la carga de trabajo y cualquier prioridad que pudiese cambiar.

Sugiere formas creativas en que el personal pueda mantener un fuerte servicio al cliente con sus colegas a través de comunicaciones internas: cómo reelaborar los horarios de entrega, alterar mutuamente las prioridades o utilizar tecnología, por ejemplo. Quizás ofrezca pautas sobre cómo se manejará ahora el soporte administrativo dentro del equipo. Y dado que habrá un contacto interpersonal limitado, explica la importancia de los tiempos de respuesta rápida para correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Considera realizar videoconferencias en lugar de solo llamadas de audio. Las plataformas como Zoom o Skype for Business son grandes aliadas. Ver colegas en el entorno de su oficina en casa da la sensación de «estamos todos juntos en esto» y crea compañerismo. Ser creativo.

• Mostrar empatía

Ponte en contacto con frecuencia para demostrar tu preocupación por el bienestar de las personas y así evitar la posible sensación de aislamiento. Considera las videollamadas diarias de 15 minutos con el equipo sólo para verificar asuntos no laborales y darles a los participantes la oportunidad de decirle al grupo cómo llevan su día a día.

¿Cómo han cambiado sus hábitos diarios? ¿Pueden pasear al perro con más frecuencia? ¿Cómo manejan las interrupciones cotidianas cuando no pueden desaparecer en la relativa tranquilidad de la oficina? ¿Qué consejos pueden transmitir a otros para que trabajar desde casa sea más fácil o más productivo? Comparte las noticias que tengas, incluso si se trata de una pequeña actualización o para decir que no hay noticias para compartir.

• Ofrecer flexibilidad

Informa a tu equipo que está bien variar las horas de trabajo, en la medida de lo posible. Da la confianza para que envíen un correo electrónico para informar que han salido a dar un breve paseo.

• Apuntalar recursos

Asegúrate de que los elementos esenciales como los cronogramas de producción, los cronogramas de los proyectos, los documentos de fondo y similares estén almacenados en una ubicación central en línea, como SharePoint, Smartsheet, Dropbox, Google Docs o una wiki, a la que puedan acceder todos los empleados.

Una aplicación de calendario en línea simple puede ayudar a garantizar que todos los miembros de su equipo puedan compartir y ver fácilmente los últimos detalles de la programación en un solo lugar.

• No permitas que las herramientas tecnológicas fallen

Seamos realistas: los programas que posibilitan el teletrabajo no pueden suceder sin tecnología. Discuta en sus llamadas de conferencia regulares cómo las personas sienten que la tecnología está ayudando o dificultando su trabajo.

No importa qué herramientas utilicen, todos deben estar en la misma página sobre cómo funcionan estos sistemas, por qué se utilizan y quién puede solucionarlos si se encuentran problemas. Para este último, puede configurar una función de chat con un representante designado en el departamento de TI.

• Presta especial atención a los nuevos empleados

Los empleados veteranos pueden no necesitar tanto apoyo como los nuevos para entrar al modelo de home office. Las personas pueden sentirse particularmente inconexas o inquietas cuando comienzan a trabajar de forma remota si no lo han hecho antes.

• Recuerda que la confianza es crucial

Los empleados deben sentirse seguros de que crees que están trabajando tan duro como lo harían en una oficina normal, lo que incluye mantener horarios similares y mantener la productividad incluso si no son visibles.

Recuerda que los empleados al trabajar en casa pueden ser tan efectivos como en la oficina, pero solo si tienen un gerente que constantemente está uniendo al equipo, en lo que respecta al trabajo y lo emocional. No hagas que la situación parezca desalentadora. Después de todo, los empleados no necesitan habilidades especiales para trabajar desde casa, sólo apoyo y dirección.

imagen: Andrew Neel