Muchos de los proyectos en la industria TI que no llegan a concluirse se debe a los fallos de comunicación, de acuerdo a un estudio realizado por The Bull Survey, quien asegura que «el 57% de los casos en que un proyecto fracasa, lo hace porque existe una mala comunicación entre partes«.

A menudo se convierte en el principal obstáculo de muchos proyectos de desarrollo de software. Saber cómo transmitir lo que necesitamos, mantener un constante sistema de comunicación, conocer los distintos roles del equipo o, simplemente, saber escuchar. La comunicación en equipos de desarrollo de software suele ser de los aspectos más subestimados en el sector.

Por lo que es necesario mejorar nuestras dotes comunicativas para que los proyectos de software funcionen a toda vela. Y es que, uno de los requisitos imprescindibles de cualquier metodología ágil es, precisamente, la práctica de una comunicación dinámica y efectiva, como nos recomienda Sinnaps, herramienta para planificar proyectos de forma automática.

En la mayoría de ocasiones hablamos de habilidades sociales que el profesional posee o no. Sin embargo, este don se puede desarrollar y mejorar para ser más productivos. De hecho, «el 75% de los PM consideran la comunicación como una de las actividades que más tiempo consumen», según explica el estudio Project Management Tools in Practice. Para evitar precisamente esto y ganar tiempo en nuestras comunicaciones, podemos aplicar algunos de estos trucos y utilizar las herramientas de gestión, que integren una comunicación eficaz en sus funcionalidades.

Para lograr completar los proyectos Sinnaps recomienda saber con quién tenemos que tratar a lo largo de la planificación y desarrollo del proyecto; sus responsabilidades, intereses y roles.

Para ello y desde el principio, es importante delimitar tareas y asignar las actividades a quienes realmente corresponda. Suele existir una actividad para cada colaborador.

Invita a los miembros del equipo a que sigan la evolución de la planificación del proyecto en aplicaciones que realmente permitan una comunicación instantánea y efectiva. Afortunadamente, cada vez son más las apps que integran planificación y gestión con sistemas de comunicación completos.

De las más utilizadas, por ejemplo, es Sinnaps, que integra un chat en cada actividad para organizar las conversaciones según el tema. De hecho, se puede llegar a reducir la recepción de e-mails hasta un 48%.

Se debe preparar adecuadamente la reunión de arranque o Kick Off time. Será la primera toma de contacto entre todo el equipo y el proyecto. En ella, se sentarán las bases de la evolución del trabajo, se hablará de protocolos, de requisitos generales –no, de detalles-, se asignarán tareas, y de las cosas más importantes, saldrán preguntas a problemas que más adelante deberemos ir resolviendo. Al fin y al cabo, en esto consiste la gestión de proyectos, de cualquier tipo.

Es preferible que en esta reunión de arranque puedan personificarse todos los miembros del equipo. Recuerda que uno de los objetivos más importantes en el Kick Off time, no son los requerimientos del proyecto, sino el carácter social que fomentar las relaciones entre las personas, la confianza, el conocimiento de nuestros compañeros y la facilidad que ofrecen estos aspectos para hablar y hablar entre nosotros, a lo largo del proyecto.

Al dividir nuestro proyecto en bloques, necesitamos un seguimiento continuo para decidir lo que hacer en la siguiente fase. Por ello, es importante saber los objetivos a tratar al final de cada bloque y transmitirlo adecuadamente al equipo. La comunicación en este sentido, es imprescindible para recoger toda la información necesaria y tomar la decisión adecuada en el momento oportuno, y no cuando sea demasiado tarde. Otra de las claves de la metodología ágil.

Toda aplicación para la planificación y gestión de proyectos de software, debe ofrecer un sistema de notificaciones adecuada. Ten en cuenta, que con técnicas ágiles, cada vez realizamos más cambios en la planificación. Imagina si tenemos que informar a cada persona de todo lo que se ha modificado en su actividad. Si configuramos en nuestra herramienta, un sistema de avisos adecuado, todo el equipo permanecerá al día de lo que esté sucediendo en el proyecto.

Ya son muchos los equipos de desarrollo de software que tienen en cuenta este aspecto social que está tomando el Project Management en todos los sectores. Las empresas funcionan gracias a las relaciones entre las personas, de la misma manera que ocurre con la Gestión de Proyectos.