Las diferencias en los modos de trabajo y la convivencia de diferentes generaciones de profesionales en las organizaciones son hoy en día más evidentes que nunca. Aunar formas de trabajo tradicionales y modernas, en las que prima la colaboración, y avanzar hacia nuevas formas de trabajar y de gestionar los procesos es el gran reto al que deben enfrentarse las compañías, comparte el CTO de Ricoh España, Pablo Farrando.

El desafío colaborativo, por tanto, está encima de la mesa de pequeñas, medianas y grandes compañías. Todas tienen que transformarse para proporcionar a los futuros colaboradores, los millennials y las próximas generaciones, procesos de trabajo ágiles y mayoritariamente no presenciales. El objetivo pasa por encontrar el equilibrio entre los profesionales senior y los más jóvenes, y este equilibrio tiene cierta complejidad.

La evolución de los puestos de trabajo, por tanto, es hoy en día una realidad impulsada por las propias características de los empleados que buscan agilidad, movilidad y ubicuidad. Los trabajadores ahora son polivalentes —trabajan varios temas a la vez— y requieren procedimientos más flexibles y personalizados que los actuales, que se puedan resolver de una forma más natural, por ejemplo, con un comando de voz.

Las tecnologías que pueden hacer posible este cambio de los modos de trabajo existen y están al alcance de todos. Sin embargo, es necesario que las empresas que aún no han iniciado su transformación digital identifiquen cuáles son sus necesidades con el fin de poder instaurar nuevos procesos de trabajo que mejoren la satisfacción de sus empleados y la productividad de la organización.

En el marco de esta evolución emerge un nuevo tipo de trabajador, el iWorker, caracterizado por estar altamente cualificado, que necesita acceder a la información de forma precisa para tomar decisiones en el momento oportuno. No todos los colaboradores responden a este perfil y, por ello, la compañía debe estar alineada en sus políticas de permisos y accesos para tener bajo un mismo paraguas a las personas de un mismo colectivo.

El objetivo es que el profesional acceda de manera autónoma a toda la información que va a necesitar para desempeñar sus funciones. Pero, para que pueda consumir la información, es necesaria la colaboración de toda la organización.

Poner en práctica los procesos de colaboración pasa por contar con un partner tecnológico que realice una auditoría sobre el grado de digitalización y dibuje cuál es el camino a seguir para llegar a un nivel superior de colaboración. Las soluciones propuestas para conformar el Digital Workplace o puesto de trabajo digital deseado deben poner en el centro a las personas y así tener en cuenta la experiencia del trabajador: deben ser intuitivas y fáciles de utilizar, sin necesidad de complicados procesos de formación.

Un aspecto clave integrado en el Digital Workplace es la colaboración y los mecanismos que la hacen posible, entre los que se encuentran soluciones que acercan las posibilidades de la computación cognitiva al día a día empresarial.

Tal es el caso de las novedosas pizarras cognitivas que permiten su aplicación a casos de uso muy concretos. De este modo, es posible contar con un asistente virtual activo en el desarrollo de las reuniones. Este nuevo participante entiende el lenguaje natural, se expresa en el idioma de los asistentes, responde a comandos de voz, redacta un resumen de la reunión al finalizar y es capaz de traducir simultáneamente de manera subtitulada a diferentes idiomas locales. ¡Y esto es sólo el principio!

En definitiva, la clave del futuro de la colaboración empresarial está en trasformar la forma de trabajar hacia la colaboración, poniendo al empleado en el centro y priorizando al empleado y al proceso, para después adaptar el sistema. Lo importante es que las personas se sientan confortables y que la tecnología aporte valor por sí misma.

Poco a poco, las organizaciones están adoptando medidas en este sentido y, en un futuro no muy lejano, veremos un modelo de trabajo colaborativo eficiente, sencillo y adaptado a las necesidades de cada función. Y, por supuesto, habremos conseguido el don de la ubicuidad.