Un proyecto de software en una empresa involucra una unidad de trabajo conectada a una visión general o resultado deseado. El gerente del proyecto supervisa al grupo a cargo del proyecto en términos de asignación de recursos, tiempo y presupuesto. Por el contrario, el gerente de producto se enfoca en el desarrollo del producto, asegurando que el equipo esté alineado con los objetivos comerciales y del producto. En resumen, hay una marcada diferencia entre los roles de gerente de proyecto y de producto.

Un gerente de proyecto debe poseer experiencia de calidad en el nicho del proyecto. Las habilidades blandas específicas, como el liderazgo y la comunicación efectiva, son invaluables para un gerente de proyecto. Cuando busques trabajo en el área, rara vez encontrarás un puesto de gerente de proyecto como una lista de trabajos disponibles porque los empleados internos son quienes generalmente ocupan esos puestos.

Los gerentes de proyecto tienen diversos roles y responsabilidades: ejecutan proyectos y, a veces, se asocian con otros departamentos de la empresa para producir un resultado particular.

Un rol de gerente en el área tecnológica puede ser bastante abrumador si no tiene experiencia. Aquí te compartimos algunos consejos de gestión de proyectos para que los nuevos líderes tecnológicos manejen sus roles de forma excelente:

Comprender los conceptos básicos

Como gerente de proyecto, manejarás las partes significativas de los proyectos específicos que surjan. Los expertos en administración de productos de Brill Assignment, que ofrecen ayuda para la asignación, afirman que para crear un proyecto notable de cualquier tipo, profesional o personal, debe comprender los conceptos básicos del proyecto en cuestión.

Obtendrás información sobre lo que implica el proyecto haciéndose preguntas específicas como:

• ¿Cuál es la principal razón para llevar a cabo este proyecto?
• ¿Cómo impacta este proyecto en los objetivos de la empresa a largo plazo?
• ¿Contribuiría el resultado de este proyecto a la misión de la empresa?
• ¿Cómo se compara el resultado del proyecto con la hoja de ruta de gestión de proyectos de la empresa?
• ¿Quiénes son los inversores, los clientes y las principales partes interesadas?
• ¿Cuáles son sus requisitos para este proyecto?
• ¿Cómo se ve el éxito de este proyecto en particular para las partes interesadas y para usted?
• ¿Hay problemas específicos que quieren que abordemos con este proyecto?
• ¿Cuáles son los posibles resultados y el nivel de producción del proyecto?
• ¿Cuál es la definición colectiva de «hecho» de su equipo?
• ¿Hay hitos que el resultado de este proyecto pretende alcanzar?
• ¿Cuáles son los tiempos de inicio y finalización del proyecto?
• ¿La parte interesada especifica un cronograma requerido para el proyecto?
• Si hay una fecha límite, ¿es una dura que no deja lugar a ningún retraso?
• ¿Cuáles son las consecuencias de un retraso y cómo las resolvemos?

Después de reflexionar sobre estas preguntas, comprenderás cómo evitar cuellos de botella y ejecutar el proyecto de manera eficiente como líder del proyecto. Además, el uso de herramientas robustas de gestión de proyectos es una necesidad absoluta cuando se gestionan proyectos en el sector de TI.

Conviértete en un gerente de proyecto certificado

Además de tu rol como gerente de proyectos, perfecciona sus habilidades buscando la certificación. La capacitación es invaluable ya que aumenta el atractivo de tu carrera. ¿Cómo es eso? Las empresas querrán contratarte porque no hay muchos gerentes de proyectos certificados. El PMI estima que hay 16,5 millones de directores de proyectos en todo el mundo, pero solo 1 millón están certificados.

Sin embargo, una certificación no es garantía. Además, deberás considerar si tienes el tiempo y los recursos, junto con los medios financieros, para obtenerla.

Conoce bien tu proyecto

Al encabezar un proyecto o manejar a las partes interesadas, ten en cuenta los siguientes consejos:

• Conoce a las partes interesadas. Es más probable que alcances los resultados deseados cuando conoces a las partes interesadas para comprender qué prefieren y cuál es el mejor curso de acción al respecto.
• Sé responsable y rinde cuentas. Como líder del proyecto, eres responsable de cualquier problema o cuello de botella relacionado con la ejecución del proyecto.
• Identifica las fases del proyecto: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento, Post Mortem e Informes son las cinco etapas únicas involucradas en la ejecución del proyecto. Se generan mejores resultados si puede identificar lo que requiere cada etapa.
• PMI Pulse of Profession (2017) afirma que la falta de objetivos claros es el factor más común detrás del fracaso de un proyecto. La organización y el conocimiento de los detalles del proyecto son fundamentales para la ejecución del proyecto.

Como compartimos anteriormente, comprender las necesidades de las partes interesadas ayuda a organizar a los miembros de su equipo, de modo que la entrega del proyecto coincida e incluso superes las expectativas.

El tiempo antes de que comience el proyecto es crucial, ya que ayuda a planificar los mejores medios posibles para la ejecución del proyecto.

Motiva a tu equipo

Como gerente del proyecto, debes crear y mantener un entorno que haga posible la ejecución. Los miembros del equipo deberían poder desempeñar sus roles específicos con tu ayuda y motivación.

La motivación es fundamental cuando se ejecuta un proyecto. El objetivo es hacer que el equipo se entusiasme con la implementación del proyecto. Si los miembros de tu equipo no comparten el entusiasmo, lo verán como otra tarea desagradable en su larga lista de tareas.

En este caso, los líderes de proyecto deben ser persuasivos y buenos comunicadores y ser capaces de conectar el proyecto dado con la visión de la empresa. Al mostrarles cómo el proyecto es valioso para los objetivos de la empresa, su nivel de producción estará en su punto máximo.

Deja que los miembros del equipo manejen las decisiones esenciales. Al involucrar a los miembros del equipo en todos los aspectos del proyecto, obtienen más información sobre sus roles. De esta manera, se vuelven más inmersos y responsables, aumentando así su nivel de productividad.

Asigna a las personas adecuadas

Algunos gerentes de proyecto asignan por error a expertos en tecnología con perfiles más sólidos para manejar la mayor parte de las tareas. Este método puede ser bastante efectivo a corto plazo, pero puede ser contraproducente a largo plazo en el sentido de que puede cansar a los ingenieros de alto perfil.

En su lugar, tómate un tiempo para considerar todas las opciones posibles. Permite que los recién llegados crezcan asignándoles partes esenciales del proyecto.

Conoce las fortalezas y los puntos débiles de cada colaborador. Sólo entonces distribuirás tareas a cada ingeniero o desarrollador con la esperanza de que puedan usar la experiencia del proyecto para crecer.

Cuando asignes funciones, empareja a los ingenieros experimentados con los novatos para lograr el equilibrio del equipo y la posibilidad de crecimiento.

Mide tu éxito

Como gerente de proyecto que planifica la ejecución de un proyecto, debes conocer tu tasa de éxito. En otras palabras, debes poder identificar si el proyecto se adapta a las solicitudes de las partes interesadas.

Si no sabes cómo determinar el nivel de su éxito, es difícil determinar si la ejecución del proyecto va en la dirección correcta. La metodología OKR es una excelente práctica comercial que deberías considerar.

En primer lugar, prioriza tu cartera de pedidos. La priorización de la acumulación es crucial para determinar la secuencia adecuada de iteración e implementación en espera. Luego, el equipo de scrum selecciona los elementos de la cartera de productos durante la preparación y la planificación del sprint.

La priorización consistente de la cartera de pedidos tiene muchos beneficios, (1) ya que reduce la probabilidad de riesgo, (2) asegura la satisfacción del cliente, (3) ayuda al equipo a enfocarse en el desarrollo orientado al valor y, por último, (4) identifica la gestión efectiva de dependencias

En segundo lugar, divide el proyecto en subproyectos más pequeños. No abordes la ejecución del proyecto a gran escala. Dividirlo en proyectos más pequeños facilita la ejecución para -equipo y produce resultados ideales. Al medir las tasas de éxito de su equipo, hay ciertos factores que debe tener en cuenta:

Resuelva pronto los conflictos emergentes

Los líderes actúan como un ancla, asegurando el equilibrio del equipo. Son impulsores de cambio que traen reformas al statu quo y la cultura laboral actual.

Los humanos somos criaturas sociales, y cuando trabajamos juntos, siempre existe la posibilidad de un choque de opiniones. Por ejemplo, cuando hay un cambio, la resistencia es segura. Los conflictos en la ejecución del proyecto son casi inevitables. Cuanto antes aceptes ese hecho, mejor para ti y tu equipo.

El conflicto viene en diferentes formas y tamaños. En un sentido positivo, es el resultado de una cultura diversa. El conflicto puede verse como inevitable cuando un equipo trabaja en conjunto. Cuando se canalizan adecuadamente, los conflictos pueden dar al resultado del proyecto una perspectiva única.

Sin embargo, como gerente del proyecto, debes asegurarte de que los conflictos no sean personales y no se salgan de control.

Permite que cada miembro del equipo defienda su posición y exprese su opinión. El líder del proyecto actúa como mediador, resolviendo posibles antagonismos. Si su equipo no puede ponerse de acuerdo sobre la mejor opción, es su deber como gerente de proyecto elegir la mejor opción. Si no puede, llame a un experto.

Un conflicto dentro de un equipo no es motivo de preocupación. De hecho, debería estar más preocupado cuando los miembros de su equipo no se enfrentan en temas específicos. Podría ser un signo de desinterés, desconexión o incluso una cultura impulsada por el miedo que no deja lugar a la oposición.

Las empresas están destinadas a tener algún conflicto. En un entorno empresarial, las personas rara vez discuten solo porque sí, y generalmente es por el bien del negocio. Por lo tanto, tómese el tiempo para alinear las prioridades del equipo y asegúrese de que la resolución del conflicto sea beneficiosa para todos, si es posible.

Céntrate en la arquitectura

Si eres gerente de proyectos en ingeniería, debes tener presente el nivel de deuda técnica y busca minimizarla. Ten en cuenta que no toda la deuda técnica se considera dañina.

Sin embargo, cuando tiene demasiada deuda técnica, ésta afectar el desarrollo. Al igual que la deuda financiera, es posible que debas pagar algún tipo de interés, lo que afecta las finanzas y hace que el negocio tenga problemas. Por lo tanto, utiliza cada iniciativa empresarial como una oportunidad para mejorar el estado del software.

En el mundo corporativo, cada departamento tiene un plan y sus propios objetivos. Por ejemplo, el grupo de ventas y productos desea obtener más clientes, mejorar el producto agregando funciones útiles y obtener mejores tasas de conversión. El departamento comercial apunta a una mejor adquisición de ingresos. Por último, los ingenieros y expertos en tecnología quieren un rendimiento de software ideal en cuanto a calidad, estabilidad y facilidad de mantenimiento.

Si tu función como gerente de tecnología es representar los intereses de la empresa, debe unir la tecnología y el negocio, considerar los costos y garantizar un equilibrio adecuado entre la calidad del producto y la rentabilidad.

Negociar con la flexibilidad

Ahora, veamos cómo calculas tu éxito. Generalmente, restas las expectativas de tus resultados de esta manera: resultado — expectativas = éxito.

Para garantizar el éxito de tu proyecto, debe gestionar activamente las expectativas de las partes interesadas y estar preparado para resultados imprevisibles. Además, comparta los posibles riesgos durante la ejecución del proyecto con sus partes interesadas.

Además, participa en tareas que estén dentro de la capacidad de tu equipo. No ejecutes un proyecto que esté muy por encima de la capacidad de tu equipo. Si prometes demasiado y te involucras en tareas que tu equipo no puede manejar de manera efectiva, corres el riesgo de estresar demasiado al equipo.

Si no gestionas adecuadamente las expectativas, el rendimiento de su equipo durante la ejecución del proyecto podría verse afectado.

Negocia las expectativas con los miembros de su equipo para que obtengan suficiente flotación sin estresarse por plazos angustiosos.

Los deberes de un gerente de proyecto pueden ser abrumadores, ya que supervisan varios proyectos desde su inicio hasta su finalización, al mismo tiempo que garantizan la ejecución adecuada y los resultados deseados. Si los proyectos se manejan de manera eficiente, el gerente de tecnología ayuda a la empresa a reducir costos, maximizar la eficiencia general y aumentar los ingresos. Sucede lo contrario si un proyecto se trata mal.

imagen: @dusanpetkovic