¿Es la documentación de TI una fuente de alegría o un mal necesario? La experiencia muestra que la mayoría de las empresas sólo mantienen documentación de TI para cumplir con las regulaciones legales, comenta
David Montoya, director Regional de Paessler América.

Para los encargados de tomar decisiones y los gerentes de presupuesto, la creación y el mantenimiento de la documentación de TI es un factor de tiempo y dinero que no agrega valor al resultado final. Como resultado, la documentación se descuida y, a menudo, no vale más que el papel en el que se imprime.

Una estrategia de documentación integral es la línea de vida de cada entorno de TI. No solo para recordarnos cosas que sucedieron en el pasado.

Entonces, ¿por qué la documentación de su entorno de TI es tan crucial? Aquí algunas razones:

1.- Acorta el tiempo de respuesta en caso de falla

En una emergencia, puede concentrarse directamente en la recuperación del sistema en lugar de buscar direcciones IP, ubicaciones del sistema o instrucciones.

2.- Ofrece una visión general transparente de la infraestructura de TI

¿Cuántas laptops tiene en uso? ¿Todos los servidores siguen dentro del período de garantía? ¿Qué empleados usan un teléfono inteligente? Un sistema de gestión de activos bien documentado tiene respuestas a todas estas preguntas.

3.- La base para la estandarización de los componentes de TI

A través de la administración y documentación de componentes de hardware, se pueden encontrar dispositivos especiales y equipos viejos y, cuando sea posible, intercambiarlos por hardware estandarizado. Esto conduce a procesos simplificados para el despliegue y mantenimiento del hardware.

4.- Asegura importantes conocimientos de la empresa

No hay nada peor que los huecos de conocimiento. Con la documentación, el conocimiento se extiende por toda la empresa y no se pierde. Ni siquiera cuando los colegas dejan la empresa.

5.- Actúa como un componente central de la gestión de emergencias de TI

Para cumplir con las pautas para la gestión de emergencias de TI, es obligatorio proporcionar documentación de TI completa y actualizada. De hecho, la gestión de emergencias no es posible sin documentación.

6.- Sirve para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios

En tiempos de ISO / IEC 27001 y requisitos de protección básica de TI específicos de cada país, los legisladores establecen cada vez más regulaciones que hacen que la documentación de TI sea una necesidad.

7.- Ofrece a los proveedores de servicios una visión del panorama de TI

Incluso si todos los administradores de la empresa lo saben, para cuando se necesite un proveedor de servicios externo, es vital contar con una documentación de TI clara y comprensible.

8.- Documentos, responsabilidades, roles y personas de contacto

Además de la documentación del sistema, la documentación de TI también define a las personas responsables y a quién contactar, con los números de teléfono de todos los involucrados en emergencias de TI.