La gestión de proyectos es un trabajo complejo con diversas capas. De hecho, consta de varios trabajos no tan fáciles, todos combinados para hacer una sola función. Las labores del gestor comienzan con iniciar el proyecto, luego planificar las estrategias, ejecutarlas y, finalmente, controlar y cerrar el proyecto. El proyecto se vuelve más desafiante cuando la línea de tiempo es corta y el presupuesto es limitado.

Para entregar el proyecto con éxito, un gerente de proyecto necesita un conjunto de diversas habilidades. Estas habilidades incluyen conocimiento técnico, gestión de personas y desarrollo de procesos sostenibles para el negocio.

Si bien hay numerosas habilidades, algunas de éstas son más relevantes para construir una base sólida para una carrera exitosa son:

• Liderazgo

Algunas personas afirman que los líderes nacen, mientras que otros piensan que se puede aprender el liderazgo. Es un debate interminable. Pero lo que sí sabemos es que el liderazgo consiste en gestionar a las personas y guiarlas para lograr un objetivo específico.

Una encuesta realizada por McKinsey concluyó que las empresas no están gastando suficientes recursos y dinero en la capacitación de líderes para el futuro. Solo el 10% de los altos ejecutivos piensa que la capacitación en liderazgo en sus empresas está generando algún impacto.

Para llevar a la empresa hacia adelante, es importante tener una visión clara, una estrategia sólida y una hoja de ruta hacia el éxito. No todos pueden motivar a las personas e inspirarlas a actuar. Por lo tanto, el liderazgo es una cualidad imprescindible para avanzar el proyecto sin problemas y sin esfuerzo.

• Comunicación

En un mundo diversificado, la capacidad de comunicarse efectivamente debe tratarse como una habilidad de gestión de proyectos de alta prioridad siempre que se discutan las habilidades de gestión de proyectos principales. La calidad de la comunicación decidirá la tasa de éxito de cada proyecto.

Un estudio reveló que la colaboración efectiva puede actuar como una fuerza impulsora para que los empleados produzcan los mejores resultados. Además, aquellos empleados que son comunicadores efectivos tuvieron un desempeño 47% mejor que los empleados promedio.

Para cualquier proyecto, la comunicación exitosa es la piedra angular del éxito. Las personas que aprenden el arte de la comunicación pueden negociar mejores condiciones financieras con los clientes.

• Resolución de conflictos

La capacidad de resolver conflictos depende en gran medida del entorno y el nivel de estrés. Como líder, es importante crear y mantener la armonía entre el equipo. Un proyecto que se realiza en un ambiente estresante enfrentará muchos problemas.

Se concluye que alrededor del 85% de las personas en algún nivel se enfrentan a conflictos laborales todos los días. Según un informe, se estima que cada año se pierden $ 359 mil millones de horas pagadas en la resolución de conflictos.

Como hemos visto, una gran cantidad de horas de trabajo se pierde en la resolución de conflictos. Pero si un líder puede idear un sistema mediante el cual los empleados puedan resolver el conflicto antes de que ocurra, eso ahorraría la cantidad de distracción que ocurre durante el proyecto.

• Habilidades de planificación

Para lograr la visión de la empresa, cada líder debe poseer serias habilidades de planificación estratégica. Un poco de planificación al principio ahorra mucho pesar al final. La planificación es simplemente desarrollar pequeños pasos accionables para lograr el objetivo final.

Una encuesta reveló que más del 92% de las organizaciones ni siquiera rastrean y comparan lo que sus competidores están haciendo de manera diferente. Otra encuesta concluyó que el 76% de las empresas exitosas enfocan sus esfuerzos en objetivos específicos que los hicieron exitosos.

Reconocer las fortalezas y debilidades es un movimiento inteligente para hacer y quien planea tener éxito debe planificar estratégicamente y monitorear los resultados. No hay vergüenza en fallar.

• Gestión de riesgos

La gestión de riesgos consiste básicamente en identificar, analizar y aceptar el proceso de migración cuando ocurre la incertidumbre. Normalmente, en un proyecto, hay una gran cantidad de cosas que pueden salir mal. Pero si se toman medidas preventivas, la pérdida puede reducirse.

En una encuesta alarmante, se concluyó que el 75% de los ejecutivos cree que sus organizaciones no están entrenando sus recursos lo suficiente para analizar y gestionar el riesgo.

La planificación lo es todo. La incertidumbre puede suceder en cualquier momento. Es aconsejable planificar para cada situación. Antes y después del proyecto, es importante tener en cuenta cuál será la mejor manera de gestionar cualquier tipo de riesgo.

• Gestionar el tiempo

Administrar el tiempo en un proyecto se trata de hacer las preguntas correctas y ejecutar cosas según sus prioridades. Si puede administrar el tiempo y dividir cada elemento del proyecto en poco tiempo, no perderá la fecha límite.

Una encuesta reveló que los gerentes desperdician alrededor de tres horas por día interrumpiendo a los empleados durante su trabajo. La gestión del tiempo es la gestión de la vida. Administrar el tiempo es esencial porque da más espacio para lidiar con las cosas inesperadas.

Establecer fechas límite, hacer listas de tareas, delegar tareas y organizarse puede ayudar a los gerentes de proyectos a lidiar con los retrasos del proyecto sin problemas.

• Negociación

Una habilidad clave que todo gerente de proyecto necesita es la capacidad de negociar. Todos los días, un gerente de proyecto trata con clientes, empleados y ejecutivos. Si las habilidades de negociación son débiles, esto puede crear problemas para el gerente del proyecto.

Cuando las personas usan el control para negociar, pueden dirigir mejor la conversación y ayudar a su causa. La negociación con clientes y empleados es una habilidad importante para aprender.

• Adaptabilidad

La adaptabilidad se trata de prepararse al entorno para superar los desafíos que conlleva el proyecto. Los gerentes de proyecto deben comprender que la gestión de proyectos está evolucionando a un ritmo alarmante. Si los gerentes no adoptan lo que es necesario, no habrá tiempo para arrepentirse más tarde.

En una encuesta, se concluyó que más del 55% de los proyectos fracasan si no evolucionan con el tiempo y adoptaron las necesidades necesarias para completar el proyecto con éxito.

Esta es una era de evolución. Las cosas, las personas y los sistemas están cambiando en un abrir y cerrar de ojos. Si los gerentes de proyecto no aprovechan esta oportunidad para aprender, desaprender y volver a aprender, enfrentarán serias consecuencias en el futuro.

Aunque hay cosas como la planificación, la estimación del tiempo y el esfuerzo necesarios para ejecutar cada proyecto, un gerente de proyecto debe tener algunas habilidades básicas que lo mantengan organizado.

Es el trabajo del gerente del proyecto mantener actualizados los equipos y la autoridad superior con respecto al progreso en todas las iniciativas. A veces las cosas se complicarán y es en estos tiempos que la negociación es una habilidad importante para un gerente de proyecto.

Un buen gerente de proyecto podrá salir de una situación difícil y mantener al cliente contento al mismo tiempo. Si adopta estas habilidades esenciales de gestión de proyectos y las usa en cada proyecto, creará un entorno libre de desorden para su equipo.

Estas son habilidades de gestión de proyectos fáciles pero importantes. Nada en estas habilidades está pidiendo algo grande. Solo un poco de compromiso todos los días se encargará del progreso general y lo convertirá en un gerente de proyecto más efectivo.

imagen: @zanilic